«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

0 10

«Google Таблицы» или Google Sheets – это бесплатный инструмент от Google, по своим функциям и интерфейсу напоминающий Excel. В нем можно работать с простыми и сложными формулами, проводить вычисления, сортировать и анализировать информацию, строить диаграммы и многое другое. Этим инструментом пользуются люди разных профессий – бухгалтеры, таргетологи, маркетологи, SEO-специалисты, инженеры, копирайтеры. В статье подробно расскажем, как работать с Google Sheets и какие возможности есть у этого сервиса.  

Начало работы с «Таблицами»

«Таблицы» удобны тем, что в них можно работать онлайн, а все данные хранятся на серверах. Даже если выключился компьютер и вы не успели сохранить документ, данные никуда не пропадут, и после загрузки вы сможете продолжить с того места, где закончили.

Чтобы начать работать с сервисом, перейдите на страницу Google Sheets. Если у вас еще нет аккаунта Google, нажмите «Зарегистрироваться бесплатно». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Если вы уже зарегистрированы, нажмите «Вход» или «Перейти в таблицы».

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Выберите аккаунт и авторизуйтесь.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Теперь вы на главной странице своего рабочего кабинета в «Google Таблицах».

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Здесь показаны все документы, к которым у вас есть доступ. Их можно отсортировать по владельцу, названию, дате просмотра и изменений. Для загрузки своих таблиц предусмотрено окно выбора файлов. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Создание таблицы

Есть два способа:

1. Через рабочий кабинет Google Sheets. Просто кликните на плюсик внизу справа.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

2. Через меню уже открытой таблицы. Нажмите «Файл» → «Создать» → «Таблица». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Если выбрать вариант «По шаблону», таблица будет создана по готовому шаблону со встроенными формулами, разметкой, текстами. Это пригодится, если вы часто создаете документы с одинаковыми набором формул и функций либо ищете готовые решения для своих задач.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

В «Галерее шаблонов» есть варианты под разные задачи. Вы можете создать таблицу для расчета годового бюджета, рабочего расписания, счет-фактуры и т. д. Не всегда готовое решение подходит на 100%, часто документ приходится адаптировать, меняя в нем формулы, названия столбцов, оформление. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Панель инструментов и главное меню

Таблица создана. Чтобы переименовать ее, нажмите на название и введите свой текст.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Теперь разберем меню и панель инструментов. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Основное меню:

  • Файл. Здесь собраны команды для создания новой или открытия имеющейся таблицы, смены названия и создания копии файла, просмотра истории версий и импорта. Можно поделиться таблицей с другими пользователями, скачать ее на компьютер, отправить по email, распечатать, перенести в папку или удалить.
  • Правка. Это стандартное меню, через которое можно копировать, вставлять и перемещать любые объекты. 
  • Вид. Здесь настраивается рабочая область. Можно включить показ сетки и панели функций, закрепить положение столбцов и строк, масштабировать экран, группировать ячейки.
  • Вставка. Через эту вкладку можно добавлять в таблицу картинки, эмодзи, комментарии, ссылки, формулы, списки, примечания и прочие объекты.
  • Формат. Здесь можно форматировать текст, настраивать отображение даты, времени и другой информации.
  • Данные. Можно сортировать информацию на листах, добавлять фильтры и срезы, настраивать диапазоны, удалять повторы и двойные пробелы, создавать именованные функции.
  • Инструменты. Здесь можно создать и привязать к таблице форму для опроса, проверить текст на ошибки, настроить уведомления, включить расширенный поиск по документу, автозаполнение и отображение подсказок.
  • Расширения. Можно записать или импортировать макрос, а также установить и настроить дополнения от сторонних разработчиков, чтобы расширить функционал таблиц.
  • Справка. Раздел со справочной информацией и всей документацией по Google Sheets. Можно посмотреть полный список всех функций и быстрых клавиш, сообщить о нарушении, пройти обучение по работе с таблицами.

Чтобы скрыть главное меню и увеличить рабочую область, кликните на стрелочку справа или используйте горячие клавиши Ctrl+Shift+F.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Панель инструментов расположена под основным меню. Через нее можно отправить документ на печать, изменить масштаб и формат отображения данных, настроить отступы, шрифты и цвета, добавить функцию, ссылку и другой элемент.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

При наведении на кнопку показывается название инструмента, поэтому разобраться с управлением довольно легко.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Работа с ячейками, строками и столбцами

Любой объект в «Таблицах» можно редактировать, копировать, удалять и перемещать. Это делается через контекстное меню либо с помощью быстрых клавиш. 

Для примера сделаем копию столбца. Выделяем объект и нажимаем комбинацию Ctrl+C либо команду «Копировать» в контекстном меню:

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Далее ставим курсор там, куда хотим скопировать столбец и нажимаем Ctrl+V, либо команду «Вставить».

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Также можно вставить пустую строку, ячейку или столбец. Для этого кликните по ячейке, рядом с которой хотите добавить элемент, и примените команду.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Удалять объекты можно через контекстное меню или раздел «Правка». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

При необходимости любой объект можно временно скрыть.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Чтобы изменить размер столбца или строки, поставьте курсор на его границу и потяните.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Просмотр истории версий

В таблицах можно просматривать историю изменений как всего документа, так и ячеек. Чтобы посмотреть все версии таблицы и даты внесенных правок, нажмите на значок в виде часов.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Для просмотра информации по конкретной ячейке кликните по ней и выберите команду «Показать историю» в контекстном меню.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Вы сможете листать вкладки и видеть, кто и когда вносил изменения. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Настройка совместного доступа

С таблицей можно работать как в одиночку, так и командой. Чтобы предоставить другим пользователям доступ к файлу, нажмите «Настройки доступа».

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Поделиться документом можно двумя способами.

Способ 1. Открыть доступ для нескольких пользователей 

1. Кликните по строке «Добавить» и отметьте нужные контакты. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

2. Установите права доступа: «Читатель» – может только просматривать таблицу; «Комментатор» – может просматривать и оставлять комментарии; «Редактор» – может просматривать, комментировать и редактировать документ.  

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

3. При необходимости включите отправку пользователям уведомления об открытии доступа и нажмите «Отправить». Приглашение поступит на email.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

  

Способ 2. Включить доступ по ссылке

1. В поле «Общий доступ» выберите команду «Все, у кого есть ссылка». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

2. Выберите роль.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

3. Скопируйте и отправьте ссылку всем, кому хотите дать доступ.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Первый способ удобен, когда нужно открыть доступ большому количеству пользователей и отправить уведомление на электронную почту. Вторым способом удобнее пользоваться, когда вы делитесь ссылкой на файл через мессенджер. 

Удаление и восстановление таблицы

Для удаления таблицы нажмите «Файл» → «Удалить». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Файл отправится в корзину на 30 дней. В течение этого срока вы еще можете восстановить его, после 30 дней документ удаляется окончательно. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Чтобы восстановить таблицу, откройте «Корзину» через боковое меню Google Диска.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Нажмите на три точки рядом с файлом, далее – «Восстановить».

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Работа с данными Редактирование ячеек

Как и любой документ, таблицу можно заполнить несколькими способами: с клавиатуры, через копирование, вставку и импорт. 

Чтобы отредактировать ячейку, щелкните по ней дважды левой кнопкой мыши и введите свой текст. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Защита от правок

Вы можете установить запрет на редактирование данных другими пользователями во всем документе, на отдельных листах, в ячейках и выбранных диапазонах. Запретить внесение изменений в целый файл можно через настройки доступа. Для этого присвойте роль «Читатель» или «Комментатор» тем, у кого есть ссылка. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Чтобы запретить редактирование конкретных диапазонов, выберите в контекстном меню команду «Показать другие действия с ячейкой» → «Защитить диапазон»: 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Нажмите «Добавить»:

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Введите описание, укажите диапазон, который хотите защитить от правок, и нажмите «Задать разрешение». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Если нужно защитить лист, то переключитесь на вторую вкладку и проделайте аналогичные действия. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Если необходимо убрать отдельные ячейки из запрещенной зоны, нажмите «Исключить» и укажите диапазоны, которые останутся доступны для редактирования.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

После нажатия кнопки «Задать разрешения» на экране появится окошко, где нужно настроить права для работы с защищенным диапазоном. Вы можете указать список пользователей, которые могут изменять эти ячейки и листы, либо импортировать готовый список редакторов.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Также можно включить показ предупреждения, которое будет появляться при редактировании защищенных ячеек.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Тогда при попытке изменения таблицы пользователи увидят следующее сообщение:

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Комментарии и примечания

Ячейки в Google Sheets можно комментировать и оставлять к ним заметки. Объекты с комментариями отмечены желтым маркером, а с примечаниями – черным. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

На комментарии можно отвечать, поэтому они подойдут для работы с командой. На примечания отвечать нельзя, они подходят для заметок и уточнений. Добавить элементы можно через меню или быстрые клавиши.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Как удалить комментарий или примечание:

  • Чтобы отметить комментарий решенным, выделите ячейку с ним и нажмите на галочку. Если вы хотите полностью стереть сообщение, нажмите на три точки рядом, а затем «Удалить». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

  • Для удаления примечания вызовите контекстное меню и нажмите «Удалить заметки».

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Настройка форматов

Информация в таблице может отображаться в разных форматах. Например, дата может выглядеть так: «22.11.2023». Или вот так: «22 ноября 2023 г». Числа могут быть целыми или с десятыми, сотыми и тысячными на конце. Если вы ведете расчеты, можете выбрать нужную валюту, показывать данные в процентах, с округлением или без и так далее.

Формат настраивается через главное меню. Можно выбрать готовые варианты или задать свои параметры. Для примера поменяем формат даты. Выделим ячейки и нажмем «Формат» → «Числа» → «Пользовательские дата и время». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Выберем нужный формат. Например, добавим в дату день недели и пропишем месяц не числом, а словом. Нажимаем «Применить». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Готово! Формат даты в таблице поменялся.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Условное форматирование

Этот инструмент понадобится для автоматической смены форматирования ячеек, содержащих нужные данные. Например, можно выделить цветом диапазоны, где находятся определенные слова, даты, числа больше или меньше заданного значения и так далее. 

Чтобы добавить правило, выделите ячейки и нажмите «Формат» → «Условное форматирование». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Справа появится окошко, где нужно настроить правила. Например, выделим зеленым цветом ячейки с датой после 25 ноября 2023 года. Для этого выбираем правило «Дата после» → «Точная дата» и устанавливаем число. Далее выбираем цвет заливки и нажимаем «Готово». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Все ячейки с датой после 25.11.2023 автоматически окрасились в зеленый цвет.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Если нужно создать сложное и уникальное правило, вместо готового условия выберите пункт «Ваша формула» и укажите функцию. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Подробнее со списком доступных формул можно ознакомиться в Справке Google.

Сортировка, фильтры и срезы

В «Таблицах» можно сортировать и фильтровать данные, а также проводить срезы для просмотра кратких сводок. Инструменты для этого находятся во вкладке «Данные». 

Сортировка

Самый простой вид сортировки – порядковый. Ячейки с числами можно расположить от меньшего значения к большему и наоборот, а ячейки с текстом – в алфавитном порядке. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Важно! Если в таблице есть строка заголовков, то при выделении всего столбца она тоже будет участвовать в сортировке и может сместиться. Чтобы избежать этого, используйте команду «Сортировать диапазон», предварительно выделив нужные ячейки на листе, за исключением строки заголовка. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Фильтры

С помощью фильтров можно скрыть ячейки, которые временно не нужны. Это удобно, если необходимо проанализировать большой объем информации. Например, вы хотите посмотреть статистику по товарам из одной категории, но на листе находятся данные обо всей продукции. В этом случае нужно задать фильтр с условием. 

Для работы с фильтрами предусмотрены два инструмента – «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации». При использовании первого сортировку данных увидят все пользователи, которым доступен документ. Если фильтр нужен только вам и вы не хотите, чтобы он мешал коллегам, используйте инструмент «Режимы фильтрации» → «Создать новый фильтр». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

После создания фильтра рядом с выбранными диапазонами появится значок в виде перевернутого треугольника из линий.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Нажав на него, вы сможете задавать правила для фильтрации данных. Например, показать только ячейки с определенным значением.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Срезы

Срез используется для отображения сводной информации по диапазону. Его удобно применять, когда в таблице много разной информации и нужно все кратко суммировать. 

Инструмент подключается через вкладку «Данные» → «Добавить срез».

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Проверка на ошибки

С помощью этого инструмента можно проверить данные на ошибки. Например, в таблице должны быть указаны даты в определенном формате, но в одной из ячеек вместо даты стоит другая информация. Если настроить и включить проверку, система найдет и выделит диапазон с ошибкой. Эта функция пригодится для работы с объемными таблицами, где ручная проверка займет много времени. 

Для работы с инструментом нажмите «Данные» → «Настроить проверку данных» → «Добавить правило». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Давайте проверим ячейки на наличие правильной даты. Установим критерий «Дата в промежутке» и укажем период с 20.11.2023 по 5.12.2023. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Нажимаем «Готово» и видим, что на одной ячейке появился красный маркер в виде треугольника. Нажав на него, видим описание ошибки.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Также вы можете поставить запрет на ввод неверной информации в ячейки. Для этого добавьте правило по инструкции выше, перейдите во вкладку «Расширенные настройки» и выберите «Запрещать ввод данных» или «Показывать предупреждение». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Теперь, если кто-то начнет вводить в таблицу неверную информацию, система не разрешит этого сделать и покажет информацию об ошибке. 

Сводные таблицы

Этот инструмент помогает структурировать большое количество информации. Например, в таблицу собираются данные по всем заказам, источникам трафика и лидам. За несколько месяцев в документе могут появиться тысячи строк. Сводные таблицы помогут структурировать данные и проанализировать, какой канал принес больше прибыли. 

Для построения такого отчета нажмите «Вставка» → «Создать сводную таблицу». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Укажите диапазон для построения таблицы и выберите лист, куда нужно добавить отчет – новый или существующий. Нажмите «Создать».

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Далее в редакторе настройте параметры сводной таблицы:

  • в разделе «Строки» укажите столбец с каналами трафика; 
  • в графе «Значения» укажите столбец с данными о количестве лидов или полученной прибыли. 

Система соберет в таблицу информацию по этим двум параметрам и вы сможете быстро посмотреть, какой канал принес больший доход. Также можно добавить дополнительные фильтры, например, не учитывать информацию по каналам, которые принесли меньше 10 лидов. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Формулы (функции)

Функции – это формулы, с помощью которых можно быстро произвести нужные вычисления. В Google Sheets можно использовать математические, текстовые, логические, финансовые, статистические и другие виды функций. Их полный список есть в Google Справке.

Строка функций находится под панелью инструментов. В ней указываются формулы для расчетов. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Для добавления формулы нажмите «Вставка» → «Функция» и выберите нужный вариант из каталога. 

Для примера возьмем простую формулу для суммирования.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Выделите ячейки, данные которых нужно просуммировать, и нажмите Enter. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Система покажет сумму выбранных чисел. Если после этого выделить ячейку с результатом расчета, то в строке функций отобразится использованная формула. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Формулу можно добавить вручную. Для этого поставьте знак «=», напишите название функции и укажите в круглых скобках диапазон для расчета. Например, =СРЗНАЧ(A1:A5). 

Диаграммы и графики

Информацию в таблице можно визуализировать с помощью графиков. Для добавления этого инструмента нажмите «Вставка» → «Диаграмма».

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Справа появится редактор диаграмм. В нем нужно задать диапазон ячеек, значения которых нужно показать на графике.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

После нажатия Enter диаграмма появится поверх таблицы.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

В настройках можно изменить ее тип. Например, сделать круговой или точечной.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Стили и шрифты графика настраиваются во вкладке «Дополнительные».

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Диаграмму можно сохранить как картинку и добавлять в другие документы. 

Интеграция с сервисами Google

Таблицы легко связать с Google Forms и Google Analytics. Разберем оба варианта на практике.

Google Forms

В Google Forms можно создавать анкеты, опросники и брифы, которые пригодятся в разных сферах деятельности. Если связать форму с Google Sheets, то результаты опросов будут собираться в таблицу, что очень удобно, так как вы в любой момент сможете их просматривать, сортировать, фильтровать и анализировать. 

Для связи Google Forms с таблицами нажмите «Инструменты» → «Создать форму». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Интерфейс конструктора Google Forms интуитивно понятен, поэтому подробно на настройке самой формы останавливаться не будем.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

После создания опросника в таблицу добавится лист «Ответы», в который будут собираться результаты анкетирования. 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Google Analytics

В отличие от форм, сервис аналитики не встроен в «Таблицы», поэтому для его интеграции нужно добавить приложение. Для этого нажмите «Расширения» → «Дополнения»→ «Установить».

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Найдите сервис через поиск и установите.

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Чтобы загрузить статистику посещаемости сайта в таблицу, нажмите «Расширения» → «Google Analytics» → «Create new report». Далее укажите название отчета, выберите аккаунт, сайт и метрики, которые хотите выгрузить. После нажатия «Create report» информация из сервиса аналитики появится в таблицах. 

Гайд по работе с Google Analytics 4 найдете по ссылке.

Другие приложения для Google Sheets

Дополнения помогают увеличить возможности «Таблиц» и упростить рутинные задачи. Вот несколько полезных расширений:

  • Crop Sheet. Чистит документ от пустых ячеек, в которых нет никаких данных. Это помогает ускорить работу таблиц, особенно если нужно проанализировать большой объем информации. 
  • Template Gallery. Содержит более ста шаблонов для таблиц на все случаи жизни. Есть готовые варианты для создания календарей, счет-фактур, калькуляторов, писем и других инструментов.
  • Power Tools. Удаляет дубликаты ячеек и лишние пробелы, позволяет массово менять регистр букв, шрифты и фон. Сортирует ячейки по содержимому и оформлению.

Еще больше расширений можно найти в Google Workspace Marketplace. Чтобы увидеть только те дополнения, которые работают в «Таблицах», поставьте отметку в фильтре «Совместимость». 

«Google Таблицы»: подробное руководство по работе с инструментом

Быстрые клавиши

Ускорить работу помогут горячие клавиши. В «Таблицах» их больше сотни, но мы рассмотрим несколько самых часто используемых:

  • Shift + пробел – выделение целой строки.
  • Ctrl + пробел – выделение всего столбца.
  • Ctrl + K – вставка ссылки.
  • Ctrl + Alt + M – добавление комментария.
  • Home – переход в начало строки.
  • Shift + F11 – добавление нового листа.
  • Alt + Enter – переход по ссылке.

Посмотреть полный перечень сочетаний можно в разделе «Справка» → «Быстрые клавиши». 

Google Таблицы – удобный и универсальный инструмент, в котором можно вести семейный бюджет или бухгалтерский учет, анализировать статистику по рекламе или посещаемости сайта, рассчитывать сложные формулы и многое другое. Его функции будут интересны как новичкам, так и опытным пользователям, а изучение инструкций и гайдов по работе в сервисе не займет много времени. 

Источник: www.seonews.ru

Оставьте ответ

Ваш электронный адрес не будет опубликован.